Pengertian Petty Cash

Bahasa Indonesia

( PETTY CASH )

Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relaatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek. Pengeluaran yang relatif kecil misalnya pembelian perangko, meterai, pembayaran rekening listrik, telepon dan sebagainya.

Dana kas kecil yang diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan akan bertanggungjawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan kas kecil selama periode tertentu.

Bahasa Inggris

(PETTY CASH)

Petty cash is a sum of money in cash or cash provided by the company to pay the expenses relaatif number of small and uneconomical if paid by check. Relatively small expenditure such as purchasing stamps, seals, payment of electricity bills, telephone and so on.

Petty cash funds were handed over to the paymaster of petty cash the company will be fully responsible for the issuance and use of petty cash for a certain period.

Bahasa Indonesia

(MAIL HANDLING)

Mail Handling adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan, sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah/instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Penanganan surat dapat dilakukan dengan 2 (dua) sistem, yaitu  :
1.      Sistem Tradisional diantaranya dengan Sistem Buku Agenda
2.      Sistem Pola Baru/Modern, biasa dikenal dengan Sistem Kartu Kendali

Dalam penanganan surat dengan Sistem Buku Agenda, setiap surat masuk maupun surat keluar harus tercatat dalam Buku Agenda, sedangkan untuk kelompok surat yang memerlukan penanganan khusus dan segera, harus dicatat dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima dan ditangani oleh mereka yang berhak.   Kemudian setiap pendistribusian surat terlebih dahulu harus dicatat dalam Buku Ekspedisi.

Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.
Sedangkan penanganan surat dengan Sistem Kartu Kendali, setiap surat baik masuk maupun keluar, terlebih dahulu dikelompokkan ke dalam Surat Penting, Surat Biasa, dan Surat Rahasia.  Ketiga kelompok surat ini berbeda cara penanganannya dan hanya kelompok surat penting saja yang harus dibuatkan Kartu Kendali.

Bahasa Inggris

(MAIL HANDLING)

Mail Handling is a mail processing activity that starts with incoming mail receipt, processing or settlement until the letter is saved, while for outgoing initiated from the command / instruction of a letter to the letters sent and copies thereof shall be saved.

Mail Handling can be done with two (2) systems, namely:
1. Traditional System including the Agenda Book System
2. New Pattern System / Modern, commonly known as the System Control Card

In a letter to the handling system Agenda Book, every letter of incoming and outgoing mail must be recorded in the Book Agenda, while for the letter group that require special handling, and soon, to be recorded in the books of its own admission, to be accepted and handled by those who qualify. 

Then every distribution of the letter must first be recorded in the Expedition. If the distribution of the letter is still in the company's internal environment / office pretty recorded on Expedition Book Intern, and for the distribution of mail outside the corporate environment, it must be recorded in the External Expedition. 

Mail handling a letter to the System Control Card, every mail both incoming and outgoing, first grouped into Important Letter, Snail Mail, and Mail Confidential. The three groups have a different way of handling letters and letter groups only important that must be made Control Card.

Bahasa Indonesia

(FILING SYSTEM)

Filing system adalah suatu rangkaian kerjasama secara teratur yang dapat disajikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip.

1.    Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus.

2.    Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip tahun merupakan komponen utama dan dijadikan sebagai kode laci, bulan sebagai kode guide, sedangkan tanggal dijadikan kode folder.  Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.

3.    Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa daerah.

4.    Filing system nomor adalah system kearsipan yang dalam penyimpanan daiti, lebih teln penyusunan surat atau warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor terkecil sampai nomor terbesar.

a. Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal.

b. Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

5.    Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya. Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan asalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.

Bahasa Inggris

(FILING SYSTEM)

Filing system is a series of regular cooperation that could be presented guidelines to keep a record so that when needed archives.

1. Filing alphabetic system is a system for receiving, preparation, storage, use, maintenance, and the rediscovery of a letter / letter by using the manual alphabet. Letter / slips to be kept manageable by the person's name or the name of the organization that are stored alphabetically. Letters of the alphabet used by the first letter of the person's name or the name of the organization. The man's name and the company name will be used as a storage code is indexed and sorted in alphabetical order, as used in the dictionary.

2. Filing date system is a storage system archives by date, month, and year archival storage concerned. In the classification of the archive is a major component and serve as a code of drawers, the moon as your code, while used as a date code folder. This chronological storage system is widely used, but in the development of this system is less effective when used in managing many documents. Typically these systems are used in small offices that use record-keeping in with the agenda book.

3. Filing area / geography system is an archive filing through the classification of a letter / slips by region by referring to a region or a mailing address. These systems are widely in use by office or instasi which has branches / representative offices in some areas.

4. Filing number system is the archival storage system daiti, more teln preparation of a letter or letter by using a sequential number starting from the smallest number to largest number.

a. Filing system Dewey  Number
Filing system called the number dewey decimal system.

b. Filing System Terminal Numbers
Filing system terminal digit number is the archival system that uses the serial number in the records book.

5. Filing problem system  is a of storage and retrieval of records by problem / principal contents of the letter. In this case the letters kept by letter concerning, for example, permit an employee is stored in the group license, letter of finance recorded in the financial group, and so on. List classification in the archives is a guideline for the provision of the code as well as a guideline archive storage and retrieval of records. Specialized in archival system problem classification list made in advance and determined by the organization to serve as guidelines. For a small organization usually classification is only based on the main ROBLEM, to mid-level organizations classification based on major problems and sub-problems, whereas for larger organizations classification is based on the major issues, sub- problems and sub-sub-problems.